ワークフローの特長

Zygnath Enterprise Document Managerのワークフロー機能は、業務に必要な文書を中心としたアプローチにより、ビジネス・ルールに従った文書の承認/レビューを実施し、承認/レビュー結果により文書のコピーや移動、削除等のアクションを実施することが可能です。

ノンプログラミングなワークフロー定義

Zygnath Enterprise Document Managerのワークフロー定義は、全てWebのインターフェイスで操作する事が可能です。

定義したワークフローを複数のユーザで共有したり、管理を委譲する事も可能ですので、運用しながらユーザ自身でワークフローを追加していく事が可能です。

文書管理製品ならではのアクティビティ

 ワークフローの各ステップで以下のようなアクティビティを設定する事が可能です。これらを組み合わせる事で、ワークフローで承認されたファイルを保存用のフォルダに移動し、アクセス権を一部のユーザのみに限定した上で、タグを設定するといった処理を自動化する事が出来ます。

• 承認またはレビュー
• ファイル/フォルダの移動
• ファイル/フォルダのコピー
• ファイル/フォルダの削除
• タグの追加
• プロパティの設定
• ワークフローの終了
• 再スタートまたは終了
• ファイル/フォルダのロック
• ワークフローの一時停止
• アクセス権の管理
• Eメール送信
• ファイル/フォルダのクラシフィケーション
• ドキュメントクラス・プロパティの設定

ワークフローの自動起動

フォルダにファイルをアップロードされた際に、自動的にワークフローを起動する事が可能です。

単純にワークフローを起動するための手間を省くためだけでは無く、他ユーザからのファイルの回収に合わせて回覧用のワークフローを起動する等、様々な応用が可能です。

タスクの委任

出張などにより長期間タスクの承認が行えないような場合には、ワークフロー・タスクを特定のユーザに委任する設定をしておく事で、自身に割り当てられたタスクを別ユーザに自動的に委任することができます。

アビリティにより、委任を選択出来るユーザをシステム管理者が限定する事も可能です。

クラシフィケーションと組み合わせて

クラシフィケーション機能と組み合わせる事により、文書を形式化して管理するための手順をシステム化する事が可能です。

ドキュメントクラスの内容はユーザが自分で入力する必要がありますが、ワークフローからタスクとしてユーザに割り当てられるため、入力忘れなどが発生する事はありません。

ファイルの移動やアクセス権の設定といったアクティビティと組み合わせる事で、配布までを一連のワークフローとして実行する事が出来ます。

ドキュメントクラスの仕組み

クラシフィケーションは、ドキュメントクラスという“属性情報の入れ物“によって実現されます。ドキュメントクラスは、1つ以上のドキュメントクラス・プロパティと、リテンション・ルールの組み合わせによって定義されます。さらに、リテンション・ルールにはアクセス権テンプレートを組み込むことができます。

ドキュメントクラスで出来る事

ドキュメントクラスは、フォルダやファイルに付与する属性情報を拡張し、一覧性や検索性を向上させるための機能です。

文書の分類

ドキュメントクラスが割り当てられたフォルダやファイルは、システム横断的な分類を持つようになるため、例えば見積書や規約などをドキュメントクラスとして定義する事により、ファイル名等による検索だけでは無く、文書の種類としての検索を可能とします。

一覧性の向上

フォルダ・ファイル一覧画面にドキュメントクラス・プロパティをカラムとして表示する事が可能です。どのカラムを表示するかはフォルダ毎に設定が出来るため、ドキュメントクラスの種類に応じて最適な情報を一覧する事が出来ます。

リテンション・ルールによる有効期限とアクセス権の管理

ドキュメントクラスにリテンション・ルールやアクセス権テンプレートを設定する事により、文書の種類に応じた保存期間やアクセス権を設定する事が可能です。

詳しくはフォルダ横断的なルールを設定するリテンション・ルールをご覧下さい。

リテンション・ルールとは

リテンション・ルールは、ファイルの保存期間や所有者、アクセス権設定を一括で定義するための機能です。

ドキュメントクラスと同時に運用する事により、文書の種類に応じて保存期間を設定したり、アクセス権を設定したりする事が出来ます。

リテンション・ルールで出来る事

アクセス権テンプレートによるアクセス権の強制

アクセス権テンプレートは、リテンション・ルールで使用するためのアクセス権のセットを定義するための物です。

アクセス権テンプレートとリテンション・ルールで設定されたアクセス権は、通常のアクセス権設定よりも優先されるため、法的文書や個人情報等の機密文書において、ユーザが付与したアクセス権より文書の種類によるアクセス権が重要になる場合に利用出来ます。

保存期間の設定によるドキュメントライフサイクル管理

リテンション・ルールでは、ファイルの保存期間を設定する事が可能です。保存期間を過ぎたファイルは、クラシフィケーションの管理者によって一覧としてレポートを作成する事が出来、レポートを確認後に一括で削除が可能です。

サーバ製品

• DMはZygnath Document Managerを表しています。
• DLはZygnath Digital Lockerを表しています。
• EDMはZygnath Enterprise Document Managerを表しています。

項目	DM/DL	EDM	内容
WebDAV完全準拠	○	○	WebDAVに完全準拠し、様々なWebDAVクライアントからWebベースのファイル操作を可能とします。
親和性のあるユーザインタフェース	○	○	どこでも、いつでも、Webブラウザからアクセスが可能です。 わかりやすいインタフェースで、ユーザ教育が不用です
Mobile-UI	○	○	タッチデバイス専用のWebインターフェースです。モダンなアーキテクチャとデザインにより、タッチデバイスにおける利便性を大きく向上させます。
サムネイル表示とクイックビュー	○	○	画像ファイルの内容をサムネイル表示によって確認が可能です。 クイックビューでは、画像イメージとメタ情報を同時に確認できます。
一括アップロード	○	○	アドバンストアップロードでは、ファイルまたはフォルダをドラッグ&ドロップし、まとめてアップロードが可能です。
柔軟かつ容易なアクセス権設定	○	○	Zygnathでは、ファイルおよびフォルダに対するアクセス権を”読み取り”、“書き込み”、“削除”および“管理”の4種類のアクセス権により管理します。
チケット	○	○	Zygnath上にアカウントの無いユーザに、一時的にコンテンツへのアクセスを許可する機能です。チケットには、発行者自身が有効期限の設定や、専用のパスワードを設定する事が出来ます。
バージョニング	○	○	バージョニングをオンにするとファイルが更新される際にシステムが自動的にファイルのコピーを保持します。 チェックインおよびチェックアウトによる明示的なバージョン管理も可能です。
アクセスログ管理	○	○	イベントのロギングをオンにすると誰がファイルにアクセスし、何をしたかを記録します。 アクセスログはファイル単位に管理可能です。 アクセスログによりコンプライアンスや内部統制を支援します。
Eメールによるファイルリンク(URL)送信	○	○	Eメールにファイルを添付することなくファイルへのリンクを送ることが可能です。 Zygnathアカウントのないユーザには一時的にファイルにアクセス可能なチケットが送られます。
Eメール通知	○	○	“変更”・”読み取り”・”コメント”イベントがファイル／フォルダに発生した際に、Eメールによる通知を受け取ることが出来ます。 通知の頻度は、イベント発生時または日次を選択します。
多言語、タイムゾーンのサポート	○	○	“言語”、”タイムゾーン”、”日付フォーマット”を変更可能です。 国際化対応により、海外拠点との情報共有も容易です。
検索機能	○	○	ファイルプロパティやコメント、タグによるファイル検索が可能です。 検索条件を保存し再活用したり、検索時点での結果をHTML形式で保存することも可能です。
全文検索	○	○	Microsoft Office文書ならびにAdobe PDFファイルの全文検索機能が可能です。
RSSフィード	○	○	RSSフィードを利用した情報共有が可能です。
Zygnath Wikiによる情報共有	○	○	Wikiによる情報共有が可能です。Wikiは、ブラウザで編集可能な文書作成システムの総称です。
コメントの入力	○	○	ファイル／フォルダにコメントを入力することが可能です。 入力したコメントは検索機能にてコメント内の語句を検索できます。
タグによるファイルのIndex化	○	○	ファイルやフォルダにタグを入力し、ファイルにIndexを付加することが可能です。 入力したタグは検索機能にて一覧表示することにより、フォルダの階層構造とは無関係にファイルの分類が可能です。
Zygnath Dropbox	○	○	特定ユーザからのファイルを回収し、管理を行なうための特殊なフォルダです。 Dropbox機能 には、提出期間や提出者の設定など、通常のフォルダにはないファイル回収に特化したいくつもの機能が備わっています。 Dropboxを利用することでレポートやアンケート、また各種申請書類といった、あらゆるファイルを効率よく回収することができます。
ごみ箱	○	○	ごみ箱に移動されたファイルは、削除ユーザ、削除日時および削除前のフォルダ情報を保持し、削除を実施したユーザが簡単にリストア（削除前のフォルダへの復元）が可能です。 上書きされたファイルは、overwritten filesフォルダに格納されバージョニングされます。
仮想サーバ	○	○	1つのサーバで複数の独立したZygnathシステムを構築できます。
シングルファイルインスタンス	○	○	同じ内容のファイルを統合し、ディスク上には1つの物理ファイルしか存在しないようにする機能です。 使用するディスクの容量を節約できます。
AD/LDAP連携	○	○	AD/LDAPサーバのユーザ、グループ情報を利用する事が可能です。
ワークフロー		○	Zygnath Enterprise Document Managerのワークフロー機能は、業務に必要な文書を中心としたアプローチにより、ビジネス・ルールに従った文書の承認/レビューを実施し、承認/レビュー結果により文書のコピーや移動、削除等のアクションを実施することが可能です。
クラシフィケーション		○	クラシフィケーションは、ドキュメントクラスという”属性情報の入れ物”をファイルやフォルダに設定する機能です。 フォルダやファイルに付与する属性情報を拡張し、一覧性や検索性を向上させます。
リテンション		○	リテンション機能は、ドキュメントの保存期限を設定し、保存期限を経過したドキュメントの一括削除が可能です。

オプション製品

ごみ箱設定の一元管理	アドミンツールセット	アドミンツールセットに含まれるごみ箱管理ツールでは、ごみ箱設定の一括取得や一括設定の機能を提供しています。
更新期限によるファイルの一括削除	アドミンツールセット	アドミンツールセットに含まれるファイル自動削除ツールでは、更新後一定期間経過したものを一括でごみ箱に移動する機能を提供しています。
アクセスログの一括削除	アドミンツールセット、アクセスログ管理ツール	アドミンツールセットに含まれるアクセスログ削除ツールでは、一定期間経過後したアクセスログを一括で削除する機能を提供しています。 アクセスログ管理ツールでも、同様にアクセスログの一括削除機能を提供しています。
アクセスログの一括出力	アドミンツールセット、アクセスログ管理ツール	アドミンツールセットに含まれるアクセスログ削除ツールでは、アクセスログの一括出力機能を提供しています。 アクセスログ管理ツールでも、同様にアクセスログの一括出力機能を提供しています。
バージョン数の制限	アドミンツールセット	アドミンツールセットに含まれるバージョニング削除ツールでは、バージョニングされているファイルに対して、特定世代以前のものを一括で削除する機能を提供しています。
ユーザのホームフォルダの共通化	アドミンツールセット	アドミンツールセットに含まれるホームフォルダ固定ツールでは、ユーザ初回ログイン時に、そのユーザのホームフォルダを特定の一カ所に自動的に設定する機能を提供しています。
任意の項目によるアクセスログの検索	アクセスログ管理ツール	アクセスログ管理ツールでは、アクセスログとして記録されている様々な条件での検索機能を提供しています。